Fini les emails? Skype, Slack , Kyber et bien d'autres outils de communication rapide sont de plus en plus utilisés dans le monde de l'entreprise mais pas seulement. Voici pourquoi.

La plupart des personnes actives sont connectées à tout moment, pendant leur temps de travail évidemment, mais aussi sur les trajets entre la maison et le bureau, dans le métro, et enfin, partout dans la maison. 
On ne peut plus parler d'effet nouveauté mais de tendance inexorable à la hausse chaque année qui passe. Selon les prévisions du groupe Radicati, un employé de bureau reçoit toujours plus d’emails: 126 messages par jour en moyenne en 2019, contre 122 en 2015. Il est tellement facile de se laisser tenter, et de répondre: 74% des cadres jugent qu’ils reçoivent trop de messages électroniques, ce qui est, entre autres facteurs, à l’origine d’un stress difficile à gérer. 95% des cadres interrogés déclarent qu’il leur arrive de penser à leur travail le soir en rentrant chez eux, et 60% jugent que cela leur arrive « souvent ».

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Informations contreproductives 

Certains chefs d'entreprise, sont conscients de ce problème, et estiment que l’email fonctionne «contre» les employés. Thierry Breton, PDG de la société française de services informatiques Atos Origin a constaté il y a plusieurs années que ses employés étaient constamment distraits par le nombre élevé de courriels reçus chaque jour. Pour éliminer cette "distraction" contreproductive, il a mis en place une politique « Zéro E-mail », et opté pour une communication par réseau social d’entreprise.

Et le choix de nouveaux "outils" s'élargit chaque année, pour faire face à cette dictature de l'instant qui nous fait perdre non seulement le sens des priorités mais organise très malicieusement le mélange des genres vie pro-vie perso. Il ne reste plus qu'à bien choisir.

Des outils pour que la technologie fonctionne pour nous et pas contre nous

Après Skype qui combine chat et video, Slack a pris d'assaut le monde des affaires. Dans certaines entreprises cette plateforme a même complètement remplacé les emails. Avec huit millions d'utilisateurs quotidiens actifs, le succès de l'application de tchat est largement dû à son interface simple qui encourage la collaboration et le partage d'informations. Le grand intérêt de ce type de messagerie est de permettre le travail collaboratif, en rassemblant les personnes concernées par un même projet dans un groupe dédié. Fini les chaînes d’e-mails avec toutes les personnes concernées en copie, dans Slack on reçoit de simples messages de tchat. Avec le développement du travail à distance, c'est un vrai progret. 

Transformer votre boîte de réception en une application de gestion des tâches ou une planificateur automatisé de réunions

Il est possible d’aller encore plus loin, avec des innovations comme Kyber, qui ajoute de nouvelles fonctionnalités à Slack. L’application permet de créer et gérer des projets directement dans des chaînes de discussion, d'assigner des tâches, d'organiser des réunions et de créer des rappels, des agendas, tout cela sans quitter Slack.

D’autres applications automatisent vos tâches récurrentes comme l’organisation de réunions et de tâches. Flow-e par exemple peut s'intégrer à Gmail et Outlook, pour moderniser la boîte de réception et la transformer en une application de gestion des tâches. L’utilisateur n’a qu'à attribuer des tâches et des emails à des projets, et visualise sont flux de travail divisé en colonnes de tâches en cours et tâches terminées.  Les e-mails sont réorganisés en fonction de leur degré de priorité.

Autre exemple, Mixmax, un outil exclusif pour gmail qui permet de suivre les e-mails avec des confirmations de lecture - un peu comme les messages Messenger ou WhatsApp. Cela signifie que vous savez quand les prospects ont ouvert vos e-mails et quand y donner suite. Vous pouvez ensuite planifier l'envoi des messages au moment idéal et créer des e-mails à l’aide de modèles en quelques clics. Et s'économiser du temps de cerveau disponible pour mieux réffléchir à ce que l'on fait vraiment? Faisons un rêve!

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