Les visioconférences trop fatiguantes pour permettre la généralisation du télétravail ?

Les mois de confinement ont été marqués par le phénomène des visioconférences, qui ont été le lot quotidien de millions de personnes en télétravail, de parents, d'amis, etc. Malgré le retour au bureau pour certains, le télétravail et les visioconférences sont encore privilégiés par certains acteurs pour des raisons économiques et d'organisation. Mais, avec un peu de recul, il est maintenant clair qu'elles provoquent une fatigue particulière, qui a été repérée par plusieurs spécialistes du travail. En quoi les réunions Zoom sont-elles différentes des réunions en personne? Pourquoi nous fatiguent-elles autant?  De nombreux défis restent à surmonter pour réussir enfin une mise en place raisonnée du télétravail.

Notre cerveau est plus sollicité lorsqu'on est en ligne

Les réunions en ligne évitent le stress lié au déplacement, mais fatiguent davantage le cerveau. Ce phénomène appelé communément la “zoom fatigue” a été largement expliqué. Selon le site Ted, par exemple, lors des réunions en visio, nous devons travailler plus dur pour traiter la communication non verbale. Lors d'une réunion présentielle, les expressions faciales, le ton et la hauteur de la voix, les gestes, la posture et la distance entre les personnes sont repérés et interprétés de façon inconsciente et il est facile d’enregistrer ces informations tout en écoutant l'orateur.
Dans un échange en vidéo, cette attention n'est pas automatique, il existe une dissonance qui fait que les gens ont des sentiments contradictoires (le cerveau a du mal à comprendre qu'on “est” avec quelqu'un et qu'on doit l'interpréter) qu’il faut gérer et qui épuisent. Il est donc plus compliqué de comprendre un message.
Pour faire passer un message, la tâche n'est pas aisée non plus et il faut faire des efforts supplémentaires pour se faire comprendre. Selon le philosophe, L.M Sacasas, auteur de la newsletter The Convivial Society, lors d'une visioconférence, “si vous regardez quelqu’un d’autre droit dans les yeux, vous lui apparaissez comme si vous ne le regardiez pas correctement. Pour y parvenir, vous devez regarder le côté droit de la caméra».
Gianpiero Petriglieri, professeur associé à l’Insead, interrogé par la BBC souligne un autre facteur perturbateur: “se voir à l’écran pendant la discussion avec les autres contraint son esprit à se demander quelle posture adopter ou se concentrer sur ses propres expressions du visage, perturbant là aussi le naturel de l’échange.”

Prioriser le meilleur format du travail collaboratif

Ces barrières aux échanges virtuels peuvent être surmontées. Tout d'abord, il ne faut pas oublier les autres moyens de communication, qui peuvent compléter et parfois remplacer les visioconférences. L’e-mail, la messagerie instantanée et les appels téléphoniques s'adaptent mieux aux différents besoins.
Avez-vous déjà quitté une réunion (virtuelle ou face à face ) en pensant que vous avez perdu du temps et qu'il n'était pas indispensable de savoir comment s'était passé le weekend de votre collègue? Peut-être qu’un simple email aurait suffit. Il est important de ne pas convoquer de réunion de manière systématique et lorsqu'elles sont nécessaires, il faut bien les préparer, surtout si c'est une visioconférence: ordre du jour, document de suivis, durée de la réunion... Il faut s'organiser pour limiter le temps de visioconférence et la zoom fatigue.
En utilisant des options de communication alternatives à Zoom, vous vous épargnerez, ainsi qu’à vos collègues, du temps supplémentaire inutile devant la caméra.

La journaliste Jen Doll spécialisée dans les nouvelles façons de travailler a élaboré pour WeWork quelques recommandations pour éviter l'épuisement des réunions virtuelles. Elle recommande d'évaluer la pertinence des réunions vidéo, proposer d'autres façons de communiquer et planifier les réunions de façon espacée pour pouvoir se détendre entre une réunion et une autre. 

Ne pas reproduire les erreurs des réunions physiques

Beaucoup d'entreprises se sont concentrées sur la réussite de leurs visioconférences au niveau technique et cela a constitué en stress en soi. Mais il faut aussi en profiter pour repenser la façon dont nous tirons le meilleur parti des réunions en général afin qu'elles soient plus courtes et plus percutantes et que nous ayons du temps pour réfléchir à ce qui compte vraiment.
Carolyn Parry, coach professionnelle incite le monde post-pandémique à penser et mettre en place un grand “reset” des réunions de travail pour trouver une démarche plus appropriée pour les vidéoconférences au lieu de reproduire numériquement ce qui ne fonctionnait déjà pas bien.