5 conseils pour bien gérer ses mails

Les mails c'est bien, à condition qu'ils n'envahissent pas votre quotidien et vous gâchent la vie. "FranceSoir" vous donne 5 conseils pour les gérer au mieux, qu'ils soient professionnels ou privés.

Une boîte de messagerie électronique peut rapidement devenir énergivore et chronophage en termes de gestion. Mais avec de la discipline, du ménage et de l'organisation, il est possible d'éviter ce piège. Cinq conseils.

> Décidez sur-le-champ de ce que vous allez faire des messages reçus

L'objectif que vous devez garder en tête à la fin de chaque journée de travail, c'est de faire en sorte que votre boîte mail soit complètement vide (méthode "Inbox Zero"). Si l'e-mail requiert une réponse de votre part, répondez-y puis supprimez-le. Si vous ne pouvez y répondre instantanément, classez-le dans un dossier "À répondre". Dans le cas où le message n'appelle pas de réponse – si vous êtes en copie par exemple – ou s'il ne vous intéresse pas, faites-lui prendre la direction de la corbeille. S'il contient des renseignements précis à conserver, classez-le dans un répertoire thématique pour le retrouver plus rapidement.

> Faites le ménage régulièrement

Vous vous sentez bien dans votre demeure lorsque tout est propre et bien ordonné? C'est pareil pour votre messagerie. Faites d'abord un premier grand ménage. Pour y voir plus clair, supprimez les messages qui ne vous sont plus utiles, les documents et photos en pièces jointes que vous avez déjà sauvegardés dans votre système. Afin de limiter le nombre de courriels que vous recevez, n'hésitez pas à vous désinscrire des lettres d'information et des listes de discussion. Vous avez aussi accès à un service de désinscription disponible gratuitement sur le Web (Unroll.me). Par la suite, faites le ménage au fur et à mesure pour garder votre boîte de messagerie bien rangée en tout temps.

> Consultez vos messages à des horaires choisis

Nul besoin de garder vos yeux rivés sur votre boîte de messagerie puisque, contrairement aux idées reçues, elle ne commande pas que la gestion de son contenu soit effectuée en temps réel. Traiter votre courrier environ trois fois par jour –à votre arrivée au bureau le matin, avant la pause déjeuner et en fin de journée par exemple– vous permettra de mieux vous concentrer sur vos dossiers en cours. Au besoin, désactivez les notifications d'arrivée de nouveaux messages et, si vous souhaitez être alerté lors de la réception de courriels importants ou urgents, téléchargez gratuitement un logiciel de notifications, tel que EmailTray.

> Remplacez l'envoi de messages électroniques par la communication verbale

Bien que les jeunes générations soient moins à l'aise avec le téléphone, si les échanges de mails s'éternisent –plus de trois mails, selon la règle établie par le journaliste et auteur Phil Simon– et ne permettent pas de clarifier un dossier ou de régler un problème spécifique, le mieux est encore de prendre le téléphone ou de rencontrer votre interlocuteur en personne. La communication verbale peut vous éviter de vous faire perdre de précieuses minutes. Parlez-vous!

> Créez une deuxième adresse

Lorsque le ménage de votre compte mail principal sera complété, créez-en un second. Vous pourrez l'utiliser comme adresse de contact secondaire, la réserver par exemple aux achats sur Internet ou à un groupe d'amis restreint, et le consulter au moment de la journée qui vous conviendra. Vous réduirez ainsi le nombre de messages indésirables ou envahissants envoyés dans votre compte principal.