Tous les milieux professionnels ont subi de plein fouet de récentes mutations liées entre autres à la crise sanitaire. Aucun d’entre eux n’a été épargné par une nécessaire redéfinition des règles et des modes de fonctionnement de l’organisation du travail. L’emploi à distance, le nomadisme, ou plus généralement la désacralisation des lieux spécifiquement consacrés à l'activité ont émergé et se sont développés. De cela certaines questions ont vu le jour. Un meeting physique entre les collègues est-il toujours indispensable ? Les réunions virtuelles ont-elles réellement un impact sur la productivité des salariés ? La location de salle de réunion ne serait-elle pas finalement une formule idéale ? Voyons en quoi la présence physique d’un collaborateur est essentielle à son bien-être et à son engagement dans l’entreprise. Quelles solutions s’offrent aujourd’hui aux organisations pour ne pas avoir à faire un choix si binaire entre une conférence soit virtuelle soit physique ? 

 

Exit les embouteillages, le ralentissement sur le périphérique ou le retard quotidien du train. Ces aléas n’ont plus d’impact direct sur la présence du salarié à la réunion collaborative. Tout le monde est derrière son poste à l’heure prévue : la réunion peut démarrer. 

L’atout principal d’une visioconférence est incontestablement la souplesse qu’offre ce type de rencontre. Tous les interlocuteurs conviés peuvent y participer sans se déplacer. Les organisateurs ont l’assurance d’être le plus souvent à effectif complet. 

Une plateforme virtuelle sécurisée doit être mise en place pour l’organisation d’une telle réunion. Certaines compagnies du web en ont fait leur spécialité. Selon l’importance de la rencontre, le cryptage et l’accès aux échanges deviennent de véritables enjeux. Ainsi un coût certain est à prévoir pour l’entreprise organisatrice. La technique, la connexion et l’équipement de chaque collaborateur sont à prendre en considération dans la faisabilité et le montant réel d’une réunion virtuelle. Les économies financières s’effectuent directement sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais annexes associés (frais de bouche, d’hébergement, location de salle de réunion, etc.).

La fatigue des collaborateurs, leurs déplacements, un gain de temps, etc. Les avantages d’organiser une réunion virtuelle sont indéniables pour la productivité substantielle de chacun des salariés. Mais qu’en est-il de celle de l’ensemble de l’organisation ? Comment s’effectue la mise en collaboration des salariés ? 

 

À l’heure où le bien-être au travail est sur toutes les lèvres, il est bon de se demander si les échanges virtuels n’impactent pas de façon trop importante le besoin d’échanges sociaux et physiques de l’être humain. L’épanouissement du salarié va de pair avec sa productivité et son envie de bien faire pour le collectif. Un collaborateur épanoui sera plus créatif, plus fidèle aux valeurs de son organisation et surtout plus productif. 

Les réunions virtuelles ont donc un sérieux avantage en favorisant la logistique individuelle. Mais cela ne va pas toujours dans le sens du bien collectif. Les échanges virtuels restent malgré tout très encadrés, technologiquement et socialement limités. L’équipe et l’idée de corporation sont mis à mal. Certaines entreprises l’ont très bien compris et privilégient aisément la location de salle de réunion pour rassembler ses équipes. 

Les réunions sont des moments importants dans la vie d’un service et d’une société. De multiples informations y circulent et des décisions parfois très importantes y sont prises. Nombres d’échanges spontanés sont souvent très fructueux. 

Certains éléments permettent d’assurer une réunion productive. 

• Bien préparer la réunion (ordre du jour, documents de travail, etc.)

• Fixer les règles et les communiquer à tous 

• Optimiser le temps en allant à l’essentiel

• Ne pas programmer de réunions trop longues

 

 

Louer une salle pour organiser son conseil d’administration ou sa réunion collaborative permet de l’adapter à ses besoins et à ses impératifs. L’espace de travail peut être réquisitionné de façon ponctuelle ou permanente. 

Certaines grandes organisations peinent à rassembler leurs collaborateurs éparpillés sur l’ensemble du territoire français. La location d’une salle de réunion dans divers lieux stratégiques pour suivre en groupe une réunion virtuelle est une solution appréciée. 

Au vu du prix de l’immobilier et des charges associées, certaines entreprises ont décidé de recourir systématiquement à des locations de salle de réunion. Elles louent à la demande un lieu adapté au nombre de participants.

 

Une réunion virtuelle efficace est soumise à une préparation et à une organisation rigoureuse. La présence physique contribue à une efficacité collective. La productivité des collaborateurs est donc le résultat d’une réunion bien élaboré et qui permet malgré tout des échanges réels.